Archiwizacja dokumentów jest naszą podstawową usługą, świadczoną od 1997 roku.
Firma świadczy w sposób profesjonalny kompleksowe usługi w zakresie archiwizacji, przechowania oraz brakowania dokumentacji przedsiębiorstw i instytucji.
W czasie działalności firmy z naszych usług skorzystało wielu likwidatorów, syndyków oraz działających na rynku przedsiębiorców prywatnych i państwowych. Wśród naszych klientów znalazły się takie firmy jak Przedsiębiorstwo Robót Górniczych „Mysłowice”, Zakłady Metalurgiczne w Skawinie czy P.P.U. „Meble” .
Współpracujemy z organami administracji państwowej, instytucjami w zakresie porządkowania zasobów archiwalnych, a także tworzenia archiwów zakładowych. Firma wykonuje również, na zlecenia różnych instytucji, m.in.: Państwowej Straży Pożarnej, zakładów produkcyjnych, usługi w zakresie niszczenia dokumentacji. Potwierdzając likwidację dokumentacji protokołem zniszczenia.
Wykwalifikowany i doświadczony personel, własne pomieszczenia biurowe i magazynowe oraz nowoczesne metody pracy pozwalają nam na szybką i bezproblemową obsługę naszych Zleceniodawców, a także innych podmiotów uprawnionych do korzystania ze zdeponowanych akt.
Archiwum posiada wykształconych pracowników z wieloletnim doświadczeniem w zakresie prowadzenia prac archiwizacyjnych, wymiernym potwierdzeniem ich kompetencji jest m.in. pozytywnie opiniowana współpraca ze Śląskim Urzędem Wojewódzkim w Katowicach. Pod nadzorem Urzędu „IRBA” zarchiwizowała akta osobowe P.P.H. „Meble” oraz Przedsiębiorstwa Robót Górniczych „Mysłowice” (ponad 37 000 teczek osobowych obecnie przechowywanych i obsługiwanych przez nasze archiwum). Nasi pracownicy wykonali również archiwizację dokumentów kat. A Urzędu Miejskiego w Jaworznie pod nadzorem Archiwum Państwowego w Katowicach.
Nasz profesjonalizm i doświadczenie to ponad 280 firm, które nam zaufały.
Archiwum oferuje kompleksowe usługi w zakresie:
- porządkowania i archiwizacji dokumentów osobowych, księgowych, medycznych itp.
Usługa obejmuje zapoznanie się z dokumentacją oraz jej wstępne uporządkowanie, poprzez podział na rodzaj i okres wytworzenia dokumentów. Następnie kwalifikacje akt i nadanie odpowiednich kategorii archiwalnych oraz sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych. Ostatni etap obejmuje umieszczenie akt w pudłach archiwizacyjnych oraz opisanie pudeł wg sporządzonego spisu zdawczo-odbiorczego
- przechowywania dokumentacji w archiwum depozytowym
Pomieszczenia do przechowywania dokumentacji spełniają wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005r., nr 32, poz. 284). Dokumenty w archiwum umieszczone są na metalowych regałach w odpowiedni sposób ponumerowanych i opisanych, co ułatwia szybkie i sprawne odnalezienie dokumentów. Firma posiada odpowiedni program komputerowy, który ułatwia szybkie wyszukiwanie dokumentów oraz umożliwia szybką obsługę petentów (w zakresie wydawania stosownych zaświadczeń). Realny czas oczekiwana na realizacje standardowego zlecenia został znacznie skrócony i zwykle nie przekracza kilku dni. Istnieje również możliwość uzyskania zaświadczenia w trybie ekspresowym – „od ręki”. Za sporządzane zaświadczenia pobierane są opłaty zgodne z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 14 lipca 2003 r. (Dz. U. Nr 135, poz. 1270). Dokumentację udostępniamy tylko właścicielowi akt i uprawnionym instytucjom jak np. Sąd Pracy, ZUS, Urząd Skarbowy tylko na pisemne podanie na podstawie ustawy z dn. 29 sierpnia 1997r. z póź. zmianami o ochronie danych osobowych. Dokumentacja dla której czasokres przechowywania się skończył ulega brakowaniu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dn. 16 września 2002r. (Dz. U. 2002r., nr 167, poz. 1375) po otrzymaniu zgody bądź opinii Archiwum państwowego.
- niszczenia dokumentów
Zakres usługi:
– dostarczanie worków i plomb do miejsca odbioru dokumentów
– odbieranie dokumenty bez usuwania części metalowych i plastikowych
– pakowanie dokumentów do worków przez pracownika naszej firmy
– protokolarny odbiór zaplombowanych worków z miejsca odbioru
– transport zaplombowanych worków do miejsca niszczenia
– niszczenie przejętych dokumentów
– monitorowanie procesu niszczenia
– wystawianie certyfikatu zniszczenia
– możliwość obecności klienta w trakcie procesu niszczenia.
Niszczenie dokumentów odbywa się w profesjonalnej niszczarce EBA 6040 C. Wyposażoną w pas podający oraz dołączony z dwóch stron blat z osłonami. Prosty w obsłudze panel kontrolny oraz taśma podająca i specjalne hartowane noże zapewniają szybką i profesjonalną pracę.
Biuro obsługi petentów archiwum czynne jest:
poniedziałek – piątek 9:30 – 15:00.
Podanie o wydanie dokumentów można składać drogą elektroniczną na archiwum@irba.pl
lub wysyłając na nasz adres: Archiwum Irba, ul. Mikołowska 29, 41-400 Mysłowice.
Podanie można złożyć i odebrać osobiście przy wcześniejszym umówieniu się
pod numerem telefonu: 600 023 911.
Dokumenty zostają wydane tylko i wyłącznie przy wcześniejszym uiszczeniu opłaty.
Cennik archiwum jest zgodny z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r.
Numer konta bankowego: 96 2490 0005 0000 4520 3633 8953.
Lista firm, których akta przechowujemy znajduje się pod adresem:
https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/przechowawcy.php?subfrom=150&action=show&id=1030
Wzór podania pdf znajduje się w linku poniżej.
Kontakt w sprawie usług archiwum:
email: archiwum@irba.pl
telefon: 600 023 911 / 694 178 144.